Як правильно вести облік для ФОП 2 групи: поради для новачків

Щойно зареєстрували ФОП і не знаєте, як правильно вести облік та уникнути помилок? Сьогодні разом зі Школою бізнесу Нова пошта розповідаємо, як 2 група ФОП має вести облік, як уникнути штрафів і як зробити процес простим і зрозумілим.

Ведіть облік так, як зручно

ФОПам 2 групи, як й іншим «єдинниками», дозволяється вести облік у будь-якій зручній формі: це може бути паперова книга обліку, електронні таблиці, бухгалтерські програми тощо. Радимо про всяк випадок мати й паперовий екземпляр, і встановлену програму, адже саме тут зможете автоматизувати заповнення та розрахунки, що вбереже від помилок і зекономить час. Записуйте всі свої витрати та доходи щомісяця, а потім підбивайте підсумки року, що й потрібно внести в декларацію.

Важливо: вести облік для ФОП на ЄП — обов'язок, а не можливість. Хоч і форма ведення обліку довільна, цей облік все ж має проводитись.

Зберігайте первинні документи

Це правило ви маєте пам'ятати, як таблицю множення. Всі первинні документи, які містять відомості про операції (накладні, інвойси, акти, виписки тощо), мають зберігатися протягом 3 років (мінімум 1095 днів) з моменту подання звітності, якої вони стосуються. Якщо ж це правило порушити, то можна отримати штраф у розмірі 340 грн та 1020 грн за повторне порушення протягом року.

Подавайте декларацію раз на рік

Декларація з ЄП подається раз на рік протягом 60 календарних днів з початку нового року (до 1 березня 2025 року за 2024 рік, наприклад). У вашому випадку зменшення витрат і чистого прибутку ніяк не вплине на суму податків, адже вони залежать лише від розміру мінімальної зарплати (8000 грн станом на квітень 2025 року). Заповніть шаблон декларації, використовуючи дані з вашої книги обліку, а потім подайте готову звітність через електронний кабінет ДПС.

Будьте обережні зі сторонніми сервісами

Часто для подання декларацій та розрахунків підприємці користуються різними сервісами, як-от taxer.ua та Buhgalteria.online, які автоматизують багато процесів і спрощують розв'язання певних завдань. Водночас такі сайти та програми «розслабляють» ФОПа, через що він втрачає пильність: ви можете на автоматі не перевірити правильність ведення ФОП в ДПС, що призведе до помилок, а після й до штрафів від податкової. Радимо всім початківцям починати саме з офіційного кабінету платника податків і ретельно перевіряти введені дані.

Ведіть окремий рахунок

Кожен ФОП повинен мати окремий банківський рахунок для своєї діяльності, і ось чому:

• ви відокремите особисті доходи/витрати від підприємницьких, що полегшить облік;
• перевірки податкової будуть швидшими та простішими, адже ваші доходи як ФОПа та як людини не міксуються;
• саме з цього рахунку можна фінансувати витрати бізнесу.

Якщо ви прийматимете платежі від клієнтів на особисті картки, податкова може це розцінити як отримання доходу фізичною особою та зобов'язати вас сплатити вже 18% ПДФО та ще 5% військового збору.