Как правильно организовать переезд офиса?

Переезд офиса может стать настоящим испытанием для любой компании. Помимо организационных моментов, связанных с поиском нового помещения, оформлением документов и координацией работы сотрудников, важнейшей задачей является эффективная и безопасная упаковка офисного имущества.

От того, насколько качественно будут упакованы мебель, техника, документы и другие предметы, зависит их сохранность при транспортировке, и скорость распаковки на новом месте.

Хорошим решением, что облегчит весь процесс, будет заказать переезд офиса у транспортной компании, например, davay-pereedem.com/ofisnyi-pereezd-kiev. Однако, все равно, так или иначе, понадобится и предварительная подготовка. Далее расскажем, что и когда стоит предпринять, чтобы все прошло без проблем.

Как подготовить офис перед переездом?

1. Заблаговременно (минимум за 1-2 месяца) оповестите коллектив о предстоящем переезде, объясните причины и озвучьте сроки. Это позволит каждому подчиненному распланировать свою работу с учетом грядущих изменений. Назначьте ответственных лиц за координацию процесса в каждом отделе.
2. Распишите по дням все этапы подготовки и переезда с учетом специфики конкретного офиса. Включите в план инвентаризацию имущества, определение необходимых упаковочных материалов, график упаковки по отделам/кабинетам, схему расстановки мебели на новом месте, очередность транспортировки и распаковки груза и т.д.
3. Обязательно создайте резервные копии важных электронных документов, баз данных, настроек ПО и другой ценной информации. Храните их копии на съемных носителях и в облачных сервисах. Статистика показывает, что до 30% данных может быть потеряно при переносе серверов и компьютеров на новое место.
4. Заранее оповестите клиентов, партнеров, курьерские службы и другие компании, с которыми вы сотрудничаете, о смене адреса и возможных изменениях в графике работы на период переезда.
5. Закажите грузчиков и транспортное средство. Оптимальный вариант для офисного переезда — грузовик со специальной подвижной платформой, которая называется гидроборт (davay-pereedem.com/perevozki-s-gidrobortom). Эти автомобили облегчат труд грузчиков и существенно ускорят процесс переезда.

Что нужно упаковать перед транспортировкой?

• Столы, стулья, шкафы, стеллажи, тумбы и подобное необходимо разобрать, т.к. в собранном виде они сложны для упаковки и транспортировки. Обязательно промаркируйте детали каждого объекта во избежание путаницы при сборке. Для упаковки используйте стрейч-пленку, картон, воздушно-пузырьковую пленку.
• Компьютеры, ноутбуки, мониторы, принтеры, сканеры, серверное оборудование – все это требует особо бережного обращения. Идеальный вариант – упаковать технику в заводские коробки. Если их нет, используйте плотные картонные коробки подходящего размера и мягкие уплотнители. Не забудьте снять картриджи с принтеров. Кабели и провода скрутите и зафиксируйте стяжками.
• Бумажные носители сортируются по степени важности. Особо ценные (учредительные документы, договора, бухгалтерские отчеты и т.д.) складываются в отдельные папки или архивные боксы. Текущую документацию достаточно сложить в обычные картонные коробки, промаркировав их содержимое.
• Ручки, карандаши, степлеры, дыроколы и прочую мелочь удобно сложить в небольшие коробки или органайзеры. Для транспортировки их можно объединить в одну большую коробку.
• Элементы декора (картины, постеры, статуэтки) упаковываются индивидуально в мягкие материалы и помещаются в коробки. Растения в горшках обматываются влажной тканью и помещаются в открытые коробки. Для хрупких и ценных предметов используйте специальные боксы с уплотнителем.