Как выбрать локацию для проведения делового мероприятия

Успех делового мероприятия во многом завистит от правильно подобранного места для его проведения. Подходящая локация поможет произвести хорошее впечатление на партнеров и участников предстоящего события. Именно поэтому важно ответственно подойти к выбору площадки.

Три способа поиска локации

Когда формат мероприятия определен, самое время переходить к поиску подходящей локации. Сделать это можно, используя один из предложенных ниже способов:

• по рекомендациям знакомых бизнес-партнеров;
• ориентируясь на личный опыт (если деловое мероприятие проводится не впервые);
• с помощью специального сервиса аренды залов и помещений для мероприятий (например, при поиске зала в Одессе, перейдите на страницу сайта https://eventlocations.com.ua/odessa).

Главные критерии выбора

Чаще всего организаторы деловых мероприятий при выборе площадки для их проведения ориентируются на общую вместимость помещения или запланированный бюджет. Но эти критерии не являются основными. Если учитывать только их, впоследствии может возникнуть ряд сложностей (например, не будет места для обустройства зоны регистрации или установки пресс-вола). Именно поэтому нужно учесть ряд других важных моментов.

Расположение локации – это важно. Участники мероприятия должны беспрепятственно найти дорогу к месту его проведения. Ключевое значение имеет и транспортная доступность. Если гости приедут на автомобилях, желательно, чтобы площадка располагалась недалеко от дороги. Обязательно должно быть место для парковки. Идеальный вариант – наличие удобного городского или частного паркинга. Когда большинство из участников приедут на метро, важно наличие его станций в пешей доступности.

Еще одно условие успешного проведения делового мероприятие – хорошая техническая оснащенность. Минимальный перечень оборудования должен включать в себя: колонки, микрофон, большой экран и проектор. Также нужно удостовериться, что стоимость всего этого входит в общую цену аренды площадки.

Также нужно уделить внимание мебели. Понадобятся удобные стулья, столы (для проведения кофе-брейка), все необходимое для обустройства зоны регистрации, диваны для приятного общения и отдыха.

Важно помнить, что стол регистрации не должен находиться у самого входа. Сначала идет welcome-зона для приветствий, а затем зона регистрации, потом основной зал, где будет проводиться мероприятие.